Немного о деловых письмах

Занятие бизнесом – это не только ежедневный труд, планирование и управление. Зачастую многие из нас забывают о таком важном элементе любой организованной деятельности, как деловая переписка. Надо отметить, что совершенно незаслуженно. Деловые документы являются основным средством передачи информации в любой структуре. Управленческие решения, коммерческие предложения, передача информации – этот список можно продолжать до бесконечности. В крупных корпорациях составляются специальные инструкции, регламентирующие порядок отправки и формы документов. Это существенно экономит время и позволяет избежать бюрократической путаницы в процессе выполнения повседневных задач. Но как же быть, если вы являетесь не сотрудником солидной организации, а владельцем собственной небольшой компании? Все не так сложно, как кажется на первый взгляд. Стоит только усвоить несколько простых параметров, под которые должно подходить письмо, и вы никогда уже не будете задумываться над составлением делового документа.

Грамотно составленное письмо отвечает нескольким требованиям:

• Оно изложено с максимально возможной краткостью.
• Содержит всю полноту информации.
• Содержит только достоверную и объективную информацию.
• Написано в доброжелательно-нейтральном тоне.
• Избегает фамильярности и грубости.
• Занимает не более 1 листа.

Особо важно для деловой переписки уверенное владение русским языком. На первых порах, пока вы еще не набили руку, следует придерживаться нескольких хитростей, которые позволят вам составлять прекрасные образчики документов, прилагая к этому минимум усилий.

• Откажитесь от длинных высказываний и придаточных предложений. Они затрудняют восприятия и вызывают у получателя подсознательное недоверие.
• Выбирайте простые и общеупотребительные слова, стараясь не делать язык письма бедным. Подчеркнутая народность, как и явное бравирование своими познаниями, не вызывают одобрения.
• Не растекайтесь мыслью по древу. Не следует отступать от сути письма и пускаться в пространные рассуждения.
• Употребляйте меньше местоимений и больше глаголов. Первые усложняют понимание текста, а вторые – делают его более динамичным и доступным.
• По окончании написания несколько раз прочитайте получившийся документ вслух. Так вы сможете найти закравшиеся в него ошибки и неточности.

Помните – восприятие человеком письма определяется первой фразой, так называемым ведущим абзацем. Настоятельно рекомендуется наполнять его отсылками к личности получателя. Согласитесь, никому не будет приятно получать стандартное рассылочное письмо. Если же вы отметите, к примеру, глубокий вклад адресата в развитие области, или упомянете иные стороны его деятельности, это задаст документу совершенно другой тон. Человек заинтересуется и будет более лоялен к вашему предложению.

И, под конец, поговорим о шрифтах. Они делятся на 2 большие группы: с засечками и без. Засечкой называют росчерки на концах основных шрифтов знака. Подобные элементы имеют очень богатую историю. В частности, их можно обнаружить еще в письменности древних греков. Самый известный пример шрифта с засечками в наши дни – Times New Roman, наиболее знаменитый его собрат без оных – Arial. В чем же отличие? Все очень просто. Засечки позволяют легче удерживать внимание читателя на строке текста, что упрощает его чтение. В то же время, отсутствие этих элементов дает иллюзию легкости восприятия, что также положительно влияет на желаемый результат. В современном деловом мире негласно принято правило – использовать для деловой переписки шрифты с засечками. Они ассоциируются в сознании читателя с солидностью и консервативностью. Письма, напечатанные шрифтом без засечек, более уместны в интернете. Они подразумевают прогрессивность, молодость и готовность к переменам. Стоит отметить, что даже в строгом деловом письме заголовок допускается писать шрифтом без засечек.

Помните: в любом деле главное тренировка. Не бойтесь нового, запомните эти простые правила, и деловые письма станут для вас самым привычным и обыденным делом.

Руководитель отдела франчайзинга компании "ТМК".